¿Qué es Payroll Plus?
Payroll Plus es nuestro servicio de nómina para negocios que ya necesitan más que una nómina básica. SBA CPA trabaja con un enfoque integrado que llamamos Accounting Plus, y Payroll Plus aplica el mismo principio a su personal: un solo equipo que se encarga de la nómina, los beneficios, los recursos humanos y el cumplimiento, conectado directamente con su contabilidad. Cuando la nómina y la contabilidad están en el mismo lugar, los costos de mano de obra se registran en las cuentas correctas, las conciliaciones son más sencillas y nadie tiene que volver a capturar cifras de un sistema a otro.
¿Qué implica una nómina precisa en cada periodo?
Pagarle a su personal con precisión y a tiempo mantiene enfocado a su equipo y a su negocio en regla con las agencias fiscales. Reunimos la información de empleados, salarios y beneficios, procesamos la nómina según su calendario, calculamos las retenciones y deducciones, como el seguro médico y las aportaciones al plan 401(k), y le pagamos a su equipo por depósito directo, tarjeta de nómina o cheque. En cada periodo recibe un reporte que muestra cuánto costó la nómina, incluidas las horas extra y los beneficios.
Detrás de cada nómina hay una serie de declaraciones que es fácil subestimar. El Form 941 (en inglés), la declaración trimestral de impuestos de nómina, vence cada trimestre, el último día del mes siguiente al cierre del trimestre. El Form 940, del impuesto federal de desempleo, y los W-2 de todos los empleados vencen el 31 de enero. Para los salarios de 2026, esa fecha se traslada al 1 de febrero de 2027, porque el 31 de enero cae en domingo. Nosotros hacemos los depósitos y presentamos las declaraciones en su nombre.
¿Cuánto cuesta realmente un empleado?
El salario es solo el punto de partida. Por ejemplo, un empleado que gana $60,000 al año le cuesta al empleador por lo menos $4,590 más en impuestos de Seguro Social y Medicare, porque el empleador paga el 6.2% y el 1.45% (en inglés) además de la parte que paga el propio empleado. A eso se suman el seguro de desempleo federal y de Colorado, el programa de licencia familiar y médica pagada de Colorado (FAMLI), el seguro de compensación laboral (workers’ compensation), los beneficios y el tiempo libre pagado. Las cifras son ilustrativas, y el total depende de sus beneficios y de su industria.
Conocer la cifra completa es importante cuando fija precios, planea una nueva contratación o decide entre un empleado y un contratista. Nuestro servicio de director financiero virtual la utiliza para programar las contrataciones, de modo que la persona nueva sea productiva en cuanto haya trabajo.
¿Qué agrega Colorado a sus obligaciones?
Los empleadores de Colorado tienen más que vigilar que los formularios federales. La retención del impuesto estatal sobre el ingreso, el seguro estatal de desempleo y las primas de FAMLI tienen cada uno su propio registro, sus reportes y sus fechas límite. Algunas ciudades agregan requisitos propios. Denver, por ejemplo, aplica el Occupational Privilege Tax, un impuesto municipal con una parte que paga el empleador y una cantidad que se retiene del sueldo del empleado. Payroll Plus lleva el control de estas obligaciones, para que una contratación nueva en otra ciudad no se convierta en una declaración omitida.
¿Cómo se integran los beneficios, los recursos humanos y el cumplimiento?
Ofrecer buenos beneficios es una de las formas más eficaces para que un negocio pequeño compita por talento. Payroll Plus le da acceso a beneficios para empleados que normalmente solo tienen los grupos grandes, a costos que un pequeño empleador puede manejar.
Muchos empleadores también necesitan apoyo en recursos humanos sin mantener un departamento de tiempo completo. Nuestro equipo le ayuda a contratar bien, redactar políticas sólidas, manejar situaciones delicadas con empleados y aprovechar al máximo lo que invierte en su personal. En cuanto al cumplimiento, le ayudamos a mantenerse al día con las reglas que los empleadores enfrentan todos los días, desde el reporte de nuevas contrataciones hasta los requisitos de salarios y horas de trabajo, para que evite multas innecesarias.
¿Cómo saber si su nómina está en orden?
Si tiene dudas sobre el estado de su nómina, cinco preguntas le dirán mucho:
- ¿Se hicieron a tiempo todos los depósitos de impuestos de nómina este año?
- ¿Sus reportes trimestrales de nómina cuadran con los salarios registrados en su contabilidad?
- ¿Cada trabajador está clasificado correctamente como empleado o como contratista?
- ¿Está registrado en cada estado y ciudad donde trabajan sus empleados?
- ¿Puede ver el costo total de cada empleado, no solo su sueldo?
Si no está seguro de alguna respuesta, vale la pena resolverlo antes del cierre del año. Payroll Plus trabaja de cerca con nuestro equipo de contabilidad y teneduría de libros y nuestro equipo de planificación fiscal. Si desea conversar sobre su situación, una llamada introductoria con nuestro equipo de atención al cliente es un buen punto de partida.