¿Qué hace realmente un director financiero virtual?
La mayoría de los dueños conocen lo esencial de su software contable, pero pocos tienen tiempo para especializarse en administración financiera, estrategia fiscal y tecnología contable mientras también supervisan las ventas, la operación y un equipo. Un director financiero virtual (virtual CFO) cubre esa necesidad. Es posible que sus cuentas se paguen a tiempo y que sus facturas salgan puntualmente, y aun así le falte la información que muestra cómo está funcionando realmente el negocio.
Un director financiero virtual de SBA CPA trabaja junto con usted y con su equipo de contabilidad. Cada mes recibe un estado de resultados, un balance general y un reporte de flujo de efectivo, junto con alguien que le explica qué significan. Luego la conversación pasa a las decisiones: qué cambiar en los precios, qué costos reducir, cuándo contratar y cuánto efectivo requerirá el próximo trimestre.
¿Por qué no contratar a un director financiero de tiempo completo?
Un director financiero de tiempo completo implica un salario completo, beneficios, impuestos de nómina, tiempo libre pagado y espacio de oficina. Para muchas pequeñas y medianas empresas, ese costo supera lo que el puesto requiere, y se termina pagando por horas en las que no hay suficiente trabajo financiero. Por su parte, un contador de impuestos se concentra en el cumplimiento y rara vez tiene tiempo para crear un sistema de contabilidad administrativa.
Un director financiero virtual le ofrece criterio financiero de alto nivel por las horas que realmente necesita. A medida que el negocio crece, el servicio crece con él, hasta el momento en que tenga sentido un director financiero de tiempo completo.
¿Qué cifras debe vigilar?
Todo negocio tiene un pequeño conjunto de cifras que determinan todo lo demás, y parte de nuestro trabajo es identificar las suyas. Usamos el costeo por trabajo, el registro de horas y la economía por unidad, es decir, el ingreso y el costo asociados a cada unidad que vende, para mostrar qué productos, servicios, clientes, empleados y canales de mercadeo dejan los mejores márgenes, y cuáles le están costando dinero sin que se note.
A partir de ahí, las decisiones se vuelven más claras. Puede reforzar las partes rentables del negocio, corregir o descontinuar las débiles, y comprobar si sus precios están dejando dinero sobre la mesa. A veces la respuesta es subir el precio; otras veces es un modelo de precios completamente distinto, como una suscripción en lugar de cobrar por hora.
Un ejemplo: crecimiento que aprieta el efectivo
Considere a un fabricante especializado con $2 millones en ventas anuales que obtiene un contrato que agregará $600,000 en ingresos. El contrato es rentable, pero el cliente paga a 60 días mientras los materiales y la nómina deben pagarse de inmediato. Una proyección continua del flujo de efectivo revela el faltante con meses de anticipación: unos $150,000 en el punto más alto. Con ese aviso, el dueño puede tramitar una línea de crédito, negociar un anticipo o ajustar el calendario de compras antes de que llegue el faltante, en lugar de descubrirlo un viernes de nómina. Las cifras de este ejemplo son ilustrativas.
¿Cómo construimos una proyección de flujo de efectivo con la que pueda planificar?
Las proyecciones se construyen con su historial real, combinando los resultados actuales, el desempeño pasado y sus ciclos de temporada. Las vistas de los últimos tres, seis y doce meses revelan la tendencia. Cada mes comparamos la proyección con los resultados reales, lo que le da tiempo para hacer ajustes. Cuando la proyección muestra un excedente de efectivo, puede decidir con anticipación si formar una reserva, reinvertir o pagar deudas.
¿Cómo protegen al negocio los controles, el cumplimiento y la tecnología?
Reducir riesgos normalmente es responsabilidad de un contralor, y la mayoría de los pequeños negocios no pueden justificar uno de tiempo completo. Su director financiero virtual está fuera del negocio y puede establecer controles desde una posición objetiva: doble autorización para los pagos, conciliaciones periódicas y reglas claras de aprobación para quien maneje efectivo, cheques o cuentas por cobrar. También le ayudamos a mantenerse al día con los cambios regulatorios y fiscales que afectan a su negocio, y a evitar pagos atrasados, una fuente de multas común e innecesaria.
En cuanto a la tecnología, le ayudamos a seleccionar las herramientas contables adecuadas, a configurarlas de forma segura y a capacitar a su equipo para usarlas, de modo que su área administrativa sea más sencilla y esté mejor protegida.
¿Cómo evaluar su próxima decisión importante?
Antes de cualquier decisión importante, un buen director financiero hace tres preguntas. ¿Qué efecto tendrá esto en la ganancia durante los próximos doce meses? ¿Qué efecto tendrá en el efectivo, y cuándo? ¿Cómo sabremos en noventa días si está funcionando? Si todavía no puede responder las tres con confianza, ese es precisamente el trabajo que un director financiero virtual hace con usted.
Con el tiempo, esa misma disciplina genera valor. Un registro financiero preciso y constante hace que un negocio sea más fácil de financiar y más fácil de vender, algo que nuestro equipo de fusiones y adquisiciones observa de cerca. Su director financiero virtual también se coordina con nuestro equipo de planificación fiscal y nuestro equipo de contabilidad, para que un solo plan abarque todo.