Un restaurante puede estar lleno todas las noches y aun así perder dinero. La diferencia entre un comedor lleno y uno rentable casi siempre radica en unas cuantas cifras que cambian cada semana: lo que gasta en comida y bebida, lo que gasta en mano de obra y cómo entra y sale el efectivo entre los meses de mayor y menor actividad. Nuestro trabajo con dueños de restaurantes, cafeterías, bares y negocios de hospitalidad comienza por esas cifras.
¿De qué depende realmente la ganancia de un restaurante?
La mayor parte del gasto controlable de un restaurante se concentra en dos categorías. El costo de ventas abarca la comida, la bebida y los insumos, mientras que la mano de obra abarca los salarios, los impuestos de nómina y los beneficios. Juntos se conocen como costo primo (prime cost), y por lo general determinan si un mes termina con ganancia o con pérdida.
La renta, los servicios y los seguros también importan, pero en gran medida son fijos una vez que se firma el contrato de arrendamiento. El costo primo es donde se reflejan semana a semana las decisiones del dueño, a través de los precios del menú, el tamaño de las porciones, las condiciones con los proveedores, los horarios y las horas extra.
¿Cómo se pone bajo control el costo primo?
Midiéndolo con la frecuencia suficiente para poder actuar sobre lo que muestra. Un estado de resultados mensual que llega con tres semanas de retraso describe lo que ya ocurrió, mientras que un reporte semanal del costo primo muestra lo que está ocurriendo ahora.
Por ejemplo, un restaurante con $1.2 millones en ventas anuales, con un costo de comida y bebida del 30 por ciento y de mano de obra del 33 por ciento, tiene un costo primo del 63 por ciento, es decir, $756,000. Reducir dos puntos el costo de comida, mediante un control más estricto de las porciones, el costeo de recetas y la revisión periódica de los precios de los proveedores, suma $24,000 al año a la ganancia sin servir un solo plato más. La misma disciplina se aplica a la mano de obra: separar su costo por departamento, revisar que no haya huecos en el registro de horas y programar los turnos según la proyección de ventas y no por costumbre.
El esquema que usamos con los dueños es sencillo. Fije una meta de costo primo adecuada para su concepto y mida cada semana los costos reales de comida, bebida y mano de obra contra esa meta. Cuando una cifra se desvíe, identifique la causa esa misma semana. Esa rutina, basada en datos precisos del punto de venta y de la nómina, es lo que permitió al restaurante de nuestro caso de estudio crecer y calificar para el financiamiento de su expansión.
¿Qué deben saber los dueños sobre las propinas y los impuestos de nómina?
Para efectos de los impuestos de nómina, las propinas se consideran salario. Los empleados deben reportarle las propinas en efectivo a más tardar el día 10 del mes siguiente cuando llegan a $20 en un mes, y usted les retiene el impuesto sobre el ingreso y la parte del empleado del Seguro Social y Medicare sobre esas propinas, como explica el IRS en su guía sobre el registro y reporte de propinas (en inglés). Los cargos por servicio que usted reparte entre el personal se tratan como salario, no como propinas.
Usted también paga la parte del empleador del Seguro Social y Medicare sobre las propinas reportadas, del 6.2 por ciento y el 1.45 por ciento para 2026 según la IRS Publication 15 (en inglés). Por ejemplo, si sus meseros reportan $300,000 en propinas durante el año, la parte del empleador sobre esas propinas es de $22,950. Muchos restaurantes pueden recuperar una parte considerable de esa cantidad con el crédito del Form 8846 (en inglés), que cubre los impuestos de Seguro Social y Medicare que paga el empleador sobre las propinas de ciertos empleados.
Los establecimientos más grandes donde se come en el local, por lo general los que tienen más de 10 empleados en un día típico de trabajo, también presentan el Form 8027 y pueden tener que asignar propinas si las propinas reportadas son menores del 8 por ciento de los ingresos brutos. De 2025 a 2028, los empleados quizá puedan deducir las propinas calificadas en sus propias declaraciones, hasta $25,000, como describe el resumen del IRS sobre la deducción conocida como “no tax on tips” (en inglés). Sus obligaciones de reporte como empleador continúan, y ahora un registro preciso de las propinas importa a su personal tanto como a su negocio. Nuestro equipo de Payroll Plus se encarga de este reporte en cada periodo de pago.
¿Cómo debe planificar un restaurante las compras de equipo y las remodelaciones?
El equipo de cocina, los muebles y los sistemas de punto de venta son compras importantes, y elegir bien el momento puede reducir su carga fiscal. Para bienes puestos en servicio en 2026, el límite de deducción inmediata de la Section 179 es de $2,560,000, y se reduce gradualmente cuando las compras que califican superan $4,090,000, según el Revenue Procedure 2025-32 (en inglés). Por otra parte, la depreciación adicional (bonus depreciation) del 100 por ciento se restableció para los bienes que califican adquiridos después del 19 de enero de 2025, según las instrucciones del Form 4562 (en inglés).
Acelerar las deducciones no siempre es la mejor opción. Si espera ingresos más altos en los años siguientes, o necesita reportar una ganancia sólida para calificar para un préstamo, distribuir las deducciones en varios años puede ser la opción más prudente. Modelamos ambos escenarios antes de que se comprometa con la compra.
¿Cómo trabaja SBA CPA con los restaurantes?
Mantenemos su contabilidad al día cada mes, conciliamos los datos del punto de venta con el banco, procesamos la nómina y el reporte de propinas con Payroll Plus, y presentamos sus declaraciones del impuesto sobre las ventas, incluso en las ciudades con autonomía local (home-rule cities) que cobran su propio impuesto. Para los dueños que buscan un apoyo más amplio, nuestro servicio de director financiero virtual agrega reportes semanales del costo primo, proyecciones del flujo de efectivo y un plan para el siguiente local. El primer paso es una llamada introductoria con nuestro equipo de atención al cliente.