Contabilidad de subvenciones y contratos federales en Colorado

Las organizaciones que reciben subvenciones, contratos o acuerdos de cooperación federales deben contabilizar esos fondos conforme a reglas que van mucho más allá de la teneduría de libros habitual. SBA CPA establece los registros, el seguimiento de costos y las políticas por escrito que le permiten cumplir con Uniform Guidance, la FAR y los requisitos relacionados, al tiempo que aligera la carga administrativa de su personal.

Qué incluye

Sistemas contables que registran los costos por separado para cada adjudicación, subvención y contrato

Cumplimiento con Uniform Guidance (2 CFR 200), la FAR, las CAS y los suplementos de cada agencia

Revisión de costos permitidos y apoyo con las tasas de costos indirectos

Procedimientos de registro de horas y asignación de mano de obra

Reportes financieros y apoyo con los retiros de fondos (drawdowns) ante las agencias que otorgan los fondos

Políticas y procedimientos por escrito, con orientación para el personal que los aplica

Preparación para la auditoría única (single audit)

Vista desde arriba de un equipo en una mesa de madera con computadoras portátiles, una tableta que muestra el esquema de una conversación, cuadernos y tazas de café

¿En qué se distingue la contabilidad de subvenciones de la contabilidad habitual?

El financiamiento federal viene con condiciones. Las subvenciones, los contratos y los acuerdos de cooperación exigen que los fondos se registren por separado, se destinen solo a costos permitidos, se documenten de la forma establecida y se reporten en los plazos fijados. Un sistema contable diseñado para la operación ordinaria por lo general no puede responder las preguntas que hará un oficial de subvenciones o un auditor, como qué parte del tiempo de un empleado se cargó a una adjudicación determinada, o si un gasto era permitido según los términos de la adjudicación.

SBA CPA trabaja con organizaciones que reciben contratos federales y asistencia federal, incluidas subvenciones y acuerdos de cooperación. Adaptamos el trabajo a la forma en que opera su organización, para que el cumplimiento forme parte de su rutina habitual y no se convierta en una carrera contra el tiempo antes de cada reporte.

¿Qué reglas le aplican a su organización?

Según sus fuentes de financiamiento, su contabilidad puede tener que cumplir varios conjuntos de requisitos a la vez:

Uniform Guidance (2 CFR 200 (en inglés)) para subvenciones y acuerdos de cooperación
Grants Policy Statements, las declaraciones de política de subvenciones que emite cada agencia
Federal Acquisition Regulation (FAR) para contratos federales
Cost Accounting Standards (CAS), las normas de contabilidad de costos, para ciertos contratos cubiertos
Suplementos de cada agencia, que imponen sus propios términos adicionales
Principios de contabilidad generalmente aceptados (GAAP) para sus estados financieros

Le ayudamos a determinar cuáles le aplican, en qué se superponen y qué exige cada una de su contabilidad del día a día.

¿Qué incluye un sistema de contabilidad de subvenciones que cumpla con las reglas?

En la práctica, un sistema sólido se apoya en unos cuantos elementos esenciales. Necesita un catálogo de cuentas y una estructura de seguimiento de costos que mantenga separada cada adjudicación, y un proceso de registro de horas que respalde cómo se cargan los salarios entre programas. Necesita reglas claras que distingan los costos directos, los indirectos y los no permitidos, junto con registros de compras que muestren cómo se eligió a los proveedores. Y necesita un calendario de reportes, para que los retiros de fondos y los reportes financieros se presenten a tiempo.

Los costos indirectos merecen especial atención. Las organizaciones que no tienen una tasa negociada pueden elegir una tasa de costos indirectos de minimis de hasta el 15 por ciento (en inglés) de los costos directos totales modificados. Esa opción es más sencilla que negociar una tasa, pero una vez elegida debe aplicarse de manera uniforme, y ningún costo puede cargarse a la vez como directo e indirecto.

También redactamos las políticas y los procedimientos que necesita su personal, para que quienes aprueban compras, clasifican gastos y registran horas comprendan con precisión lo que exigen las reglas.

¿Cuándo se requiere una auditoría única?

Según 2 CFR 200.501 (en inglés), una entidad no federal que gasta $1,000,000 o más en fondos federales durante su año fiscal debe tener una auditoría única (single audit) o una auditoría específica del programa para ese año.

Por ejemplo, considere una organización sin fines de lucro de Colorado que gasta $650,000 de una subvención federal recibida directamente de una agencia y $450,000 de un programa federal que le llega a través de un departamento estatal. En conjunto suman $1.1 millones en gastos federales, así que se requiere una auditoría única aunque ninguna de las dos adjudicaciones supere el límite por sí sola. Las cifras son ilustrativas. Identificar el requisito con tiempo le permite presupuestar la auditoría y preparar sobre la marcha el anexo de gastos de fondos federales, que detalla el gasto federal por programa.

Un esquema para cada nueva adjudicación

Cuando llega una nueva adjudicación, responda cinco preguntas antes de gastar el primer dólar:

¿Qué reglas rigen esta adjudicación, y conlleva términos específicos de la agencia?
¿Cómo se dará seguimiento a los costos por separado de otros fondos?
¿Cómo se documentará el tiempo del personal que se cargue a la adjudicación?
¿Qué tasa de costos indirectos aplica, y se está aplicando de manera uniforme?
¿Qué reportes deben presentarse, a quién y en qué plazo?

Dejar las respuestas por escrito y compartirlas con las personas que ejercen los fondos evita la mayoría de los problemas de cumplimiento antes de que surjan.

Más allá del cumplimiento: apoyo al crecimiento

El cumplimiento es la base. También le ayudamos a administrar sus contratos y adjudicaciones federales dentro de un plan más amplio de crecimiento y rentabilidad, para que pueda buscar nuevos fondos con la certeza de que sus sistemas están preparados para sostenerlos. Las organizaciones sin fines de lucro con fondos federales a menudo combinan este trabajo con nuestros servicios de contabilidad para organizaciones sin fines de lucro, y las organizaciones que necesitan estados financieros auditados pueden trabajar con nuestro equipo de aseguramiento. Para conversar sobre sus adjudicaciones, el primer paso es una llamada introductoria con nuestro equipo de atención al cliente.

Preguntas frecuentes

¿Qué es Uniform Guidance?

Uniform Guidance es el nombre común de 2 CFR 200, el reglamento federal que rige la administración de subvenciones y acuerdos de cooperación. Establece requisitos de administración financiera, costos permitidos, compras, reportes y auditoría única (single audit).

¿Cuándo necesita una organización una auditoría única?

Según 2 CFR 200.501, una entidad no federal que gasta $1,000,000 o más en fondos federales durante su año fiscal debe someterse a una auditoría única o a una auditoría específica del programa para ese año. Para alcanzar el límite cuentan los gastos de todas las fuentes federales, incluidos los fondos federales que llegan a través de un estado u otra agencia.

¿Qué es la tasa de costos indirectos de minimis?

Las organizaciones que no tienen una tasa de costos indirectos negociada pueden optar por cobrar como costos indirectos hasta el 15 por ciento de los costos directos totales modificados. La tasa no requiere documentación que la justifique, pero una vez elegida debe aplicarse de manera uniforme en todas las adjudicaciones federales.

¿También ayudan con contratos federales, además de subvenciones?

Sí. Los contratos federales se rigen por la Federal Acquisition Regulation (FAR) y, en algunos casos, por las Cost Accounting Standards (CAS). Ayudamos a los contratistas a establecer una contabilidad que cumpla con esas reglas y a administrar sus contratos en sintonía con sus planes de crecimiento.

¿Cómo empezamos?

Programe una llamada introductoria o solicite una propuesta. Nuestro equipo de atención al cliente le preguntará sobre sus adjudicaciones, las agencias que lo financian y sus fechas límite de reporte, y luego definirá el alcance del trabajo.