¿Qué hace diferente a la contabilidad sin fines de lucro?
Un negocio mide el éxito en ganancias. Una organización sin fines de lucro lo mide por su misión, y debe demostrar a donantes, otorgantes de subvenciones, a su junta directiva y a los reguladores que cada dólar se usó según lo previsto. Esa obligación determina cómo se lleva la contabilidad, qué reportes importan y qué declaraciones deben presentarse.
La diferencia más importante son las restricciones de los donantes. Un donativo destinado a un fondo de becas, a una campaña para un edificio o al programa del próximo año no puede tratarse como dinero de operación general. Los estados financieros de una organización sin fines de lucro reportan por separado los activos netos con restricciones de los donantes y los activos netos sin restricciones, por lo que la contabilidad debe dar seguimiento a cada donativo restringido hasta que se cumpla su restricción. La contabilidad por fondos es la disciplina que lo hace posible.
¿Qué Form 990 presenta su organización?
La mayoría de las organizaciones exentas de impuestos presentan una declaración anual de la serie Form 990, y el formulario que corresponde depende del tamaño de la organización. Según los límites de presentación del IRS (en inglés):
- Form 990-N (e-Postcard): ingresos brutos que normalmente son de $50,000 o menos
- Form 990-EZ: ingresos brutos menores de $200,000 y activos totales menores de $500,000
- Form 990: ingresos brutos de $200,000 o más, o activos totales de $500,000 o más
- Form 990-PF: todas las fundaciones privadas, sin importar su tamaño
La declaración vence el día 15 del quinto mes (en inglés) después del cierre de su año fiscal, que es el 15 de mayo para una organización con año calendario, y el Form 8868 otorga una prórroga automática de seis meses. No cumplir con los plazos tiene consecuencias reales: las organizaciones que no presentan durante tres años consecutivos pierden automáticamente su exención de impuestos (en inglés).
Un ejemplo: cuando la organización supera el formulario corto
Por ejemplo, una organización comunitaria de arte en el condado de Boulder reporta $180,000 en ingresos brutos y tiene $120,000 en activos, así que presenta el Form 990-EZ. Al año siguiente, una nueva subvención de una fundación eleva sus ingresos brutos a $240,000. Como la organización ya superó el límite de $200,000, debe presentar el Form 990 completo, que exige información más detallada sobre gobierno interno, compensación y gastos de programas. Detectarlo a mitad de año le da al tesorero tiempo para establecer el seguimiento de gastos por programa y por función que requiere el formulario más extenso. Las cifras de este ejemplo son ilustrativas.
El Form 990 también es un documento público. Lo leen donantes, fundaciones y periodistas, por lo que lo preparamos como un relato claro del trabajo de su organización y no como un simple trámite de cumplimiento.
¿Necesita registrarse para solicitar donativos en Colorado?
Las organizaciones benéficas que planean solicitar donativos en Colorado por lo general deben registrarse con la Secretaría de Estado de Colorado (en inglés) conforme a la Colorado Charitable Solicitations Act, la ley estatal sobre solicitud de donativos, salvo pocas excepciones. Antes, la organización debe estar registrada como entidad comercial, y una organización benéfica de otro estado presenta un Statement of Foreign Entity Authority. El registro se renueva cada año, y la renovación vence el día 15 del quinto mes (en inglés) después del cierre del año fiscal, igual que el Form 990, con una prórroga automática de tres meses. Administramos ambos calendarios en conjunto para que no se pase ninguna fecha límite.
¿Qué reportes necesita su junta directiva?
Los miembros de la junta directiva son voluntarios con poco tiempo disponible. Necesitan un conjunto conciso de reportes que responda tres preguntas: ¿la organización está financieramente sana?, ¿está gastando conforme al presupuesto? y ¿los fondos restringidos se están usando como se prometió? Preparamos estados financieros mensuales o trimestrales, reportes de presupuesto contra resultados reales y un breve resumen de los fondos restringidos, y podemos revisarlos con el comité de finanzas.
¿Cómo influyen las subvenciones y los fondos federales en sus obligaciones?
Muchas organizaciones sin fines de lucro dependen de subvenciones, y los fondos federales traen sus propias reglas. Una organización que gasta $1,000,000 o más en fondos federales en un año fiscal debe tener una auditoría única (single audit) según 2 CFR 200.501 (en inglés). Nuestro equipo de contabilidad de subvenciones gubernamentales le ayuda a dar seguimiento a las adjudicaciones y a los costos permitidos, y nuestro equipo de aseguramiento puede conversar con usted sobre estados financieros revisados o auditados cuando un financiador o un banco los solicite.
Una lista anual de cumplimiento
- Cerrar la contabilidad al final del año y conciliar los fondos restringidos.
- Presentar el Form 990 que corresponda, o la prórroga, a más tardar el día 15 del quinto mes.
- Renovar su registro de solicitud de donativos en Colorado en el mismo plazo.
- Revisar cualquier ingreso de actividades no relacionadas con su misión, que puede requerir el Form 990-T.
- Obtener la aprobación de la junta directiva para el presupuesto del próximo año antes de que comience.
También ayudamos a las organizaciones de nueva creación a solicitar la exención de impuestos y a organizar su contabilidad correctamente desde el principio. Para conversar sobre lo que necesita su organización, el primer paso es una llamada introductoria con nuestro equipo de atención al cliente.